Pengantar Komputer dan TI 2B

Alasan utama saya menggunakan OpenOffice.org adalah karena aplikasi ini  bersifat open source, sehingga Anda tidak perlu membayar lisensi kepada pembuatnya (berlisensi bebas). Cita-cita yang lebih panjang tentunya adalah saya ingin menciptakan generasi yang bisa menghargai hasil cipta orang lain, dalam hal ini adalah generasi yang menggunakan hasil cipta bukan bajakan.  Tidak dipungkiri lagi bahwa saat ini, sebagai negara berkembang, sebagian besar rakyat Indonesia masih menggunakan perangkat lunak bajakan/tidak asli. Untuk itu dibutuhkan kerjasama dari kita semua untuk dapat memulai menggunakan perangkat lunak aplikasi-aplikasi open source. Usaha ini pastinya tidak akan begitu saja berhasil.

Menurut saya, usaha tersebut dapat dimulai dari hal-hal sederhana. Misalnya mulai memperkenalkan aplikasi-aplikasi open source kepad siswa SD, SMP atau SMA. Jika mereka dari kecil sudah memulainya, bukan tidak mungkin untuk generasi berikutnya prosentase pembajakan perangkat lunak di Indonesia bisa berkurang bahkan menjadi nol.

Alasan lain mengapa saya membuat tutorial ini adalah karena untuk membuat mail merge dengan OpenOffice.org cukup berbeda langkah-langkahnya dengan jika kita membuat mail merge di Microsoft Office. Semoga tutorial ini bisa berguna bagi Anda.

Bagaimana cara mendapatkan aplikasi OpenOffice.org ?

Aplikasi OpenOffice.org dapat diperoleh dengan cara men-download dari internet, meng-copy CD yang disertakan dalam buku atau majalah, atau membeli dari penyedia CD/DVD lainnya. Untuk mendownload secara langsung silahkan klik.

Apa itu mail merge ?

Mail merge sering juga disebut surat massal, yaitu surat yang isinya senada dan dikirimkan ke banyak orang atau tujuan yang berbeda-beda. Dengan mail merge, pengiriman surat ke banyak tujuan dapat Anda selesaikan secara cepat dan tepat. Surat dibuat menggunakan dokumen utama dan sumber data. Dokumen utama dan sumber data dapat dibuat pada satu aplikasi (OpenOffice.org Writer). Pada tutorial ini saya menggunakan OpenOffice.org Writer sebagai dokumen utama dan OpenOffice.org Calc sebagai sumber datanya, karena kasus-kasus seperti inilah yang sering ditemukan dalam kehidupan sehari-hari.

Sekilas Tentang Mail Merge
Sebagai seorang pimpinan lembaga pendidikan komputer, misalnya Anda ingin membuat sertifikat untuk peserta didik Anda. Jika peserta didik Anda sedikit tentunya Anda dapat membuat satu-persatu tanpa menggunakan mail merge. Namun jika peserta didik Anda mencapai ribuan bagaimana Anda membuat sertifikatnya ? Membuat satu persatu ? Tentunya hal ini akan merepotkan Anda. Lain halnya jika Anda membuatnya dengan mail merge. Anda cukup membuat satu dokumen utama yang berisi kalimat-kalimat pengantar dan sumber data yang berisi rumus-rumus perhitungan. Disinilah peran utama mail merge. Selain digunakan untuk membuat seritikat, mail merge dapat juga digunakan untuk membuat:
1. Surat Undangan Rapat
2. Surat Penawaran Barang
3. Surat Pemberitahuan
4. Sertifikat
5. Surat Keterangan Dalam Bidang Pendidikan dan lain-lain.

Pada tutorial kali ini saya berikan contoh penggunaan mail merge untuk membuat sertifikat. Untuk sumber datanya saya menggunakan  OpenOffice.org Calc karena dengan aplikasi ini kita bisa melakukan perhitungan, menggunakan rumus-rumus dan fungsi-fungsi logika. Simak tutorial berikut ini.

Langkah 1
Dengan  OpenOffice.org Writer buatlah dokumen utama seperti berikut ini. Simpan dengan namautama.odt.

Langkah 2
Selanjutnya, tekan tombol F4 atau klik menu View –> Data Sources, sehingga Anda memiliki tampilan Data Source seperti berikut. Klik dua kali pada Sheet1 untuk melihat sumber data yang telah kita buat di aplikasi spreadsheet. Jika Anda menemui kesulitan untuk menampilkan sumber datanya, padahal sudah mengikuti langkah-langkah di atas, maka Anda lakukan refreshing data, caranya dengan tekan F4 beberapa kali.

Langkah 3
Drag dan drop dari data di atas ke dokumen utama kita, untuk Nama, Nilai dan Keterangan.

Langkah 4
Berikut hasil akhir penggabungan dokumen utama kita dengan sumber data.

Langkah 5
Untuk mencetak hasilnya, klik File –> Print. Pilih Yes jika ada pertanyaan konfirmasi.

Langkah 6

Selanjutnya pada Output pilih File, karena kita akan melihat hasilnya di file terlebih dahulu. Namun jika Anda sudah yakin Anda bisa memilih langsung Printer. Sedangkan untuk cara penyimpannya Anda bisa menggunakan Save as single document jika Anda hanya ingin menyimpan dalam bentuk satu file. Namun jika Anda ingin menyimpan satu persatu sesuai dengan jumlah data, maka pilihlahSave as individual documents. Selesai.

Mail Merge.Jakarta: Penerbit PT Elex Media Komputindo

Sauri.2008.Buku Pelajaran Teknologi Informasi dan Komunikasi Kelas X Semester II untuk SMA/MA.Jakarta: Kementerian Negara Riset dan Teknologi bekerja sama dengan Departemen Pendidikan Nasional dan Departemen Komunikasi dan Informatika, Republik Indonesia